Bí quyết lập ra kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất

Quyết định trực tiếp đến sự thành công của một sự kiện bao giờ cũng là một kế hoạch được xây dựng chi tiết, tỉ mỉ và cụ thể nhấtCó thể nói sự thất bại hay thành công của một sự kiện luôn bị ảnh hưởng lớn từ bản kế hoạch



70% sự thành công của sự kiện luôn được quyết định từ bản kế hoạch mà bạn lập raKinh nghiệm lập kế hoạch tốt nhất mà Đại Lâm tích lũy được trong 10 năm qua, xin được chia sẻ với các bạn thông qua bài viết này.


1.     Tìm hiểu về loại sự kiện và mục đích của sự kiện


Bước đầu tiên bạn phải xác định loại hình sự kiện bạn sẽ tổ chức: Lễ kỷ niệm thành lập, lễ tri ân, hội nghị-hội thảo,..Từ việc xác định loại sự kiện mà bạn đang cần tổ chức, bạn có thể định hình được các hạng mục mà bạn phải thực hiện cũng như trở thành nền tảng quan trọng giúp xây dựng sườn kế hoạch chương trình của sự kiện sau này.


Chỉ có mục đích và mục tiêu cụ thể mới giúp bạn lên được bản mẫu kế hoạch chuẩn xác nhất.Mục tiêu: Tri ân 100 khách hàng thân cận


2. Những ai là đối tượng của sự kiện?


Xác định đối tượng của sự kiện rất quan trọng vì nó sẽ là cơ sở giúp bạn lập kế hoạch cho sự kiện.Trong một vài sự kiện mang tính xã hội, để thu hút thêm nhiều người chú ý tới sự kiện thì các chương trình giải trí cũng được thêm vào.


Đối tượng thứ hai của sự kiện chính là nhóm đối tượng tham dự: Bao gồm khách mời chính của sự kiện, những khách qua đường muốn ghé  thăm.Để chắc chắn về số lượng khách sẽ tham dự, trước một tuần hãy gửi thư mời cho khách và trước hai ngày diễn ra sự kiện hãy gọi điện xác nhận xem phản hồi của khách hàng để chốt số lượng khách sẽ tham gia.


3.       Thông điệp cần đạt được của sự kiện là gì?


Thông thường một chương trình luôn mang Doanh nghiệp luôn phải xây dựng một thông điệp rõ ràng  không chỉ vì “Thông điệp sự kiện” là thông điệp của sự kiện mà còn mang bản sắc, ý nghĩa riêng của nó.


4.       Xác định thời  gian và địa điểm tổ chức sự kiện


Sau khi thông điệp của sự kiện được xác định, bạn cần xác định địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện.Việc này thực hiện càng sớm thì càng giúp ích cho kế hoạch xây dựng truyền thông cho sự kiện, bởi địa điểm và thời gian sẽ được ghi vào trong thư mời  và gửi tới các khách mời.


5.    Lên chương trình tổ chức sự kiện


Việc xây dựng khung chương trình cần bám sát vào các vấn đề chính của sự kiện được đề cập ở những phần trên.Trang thiết bị, nhân sự cho sự kiện cũng cần phải được liên lạc và chuẩn bị sẵn.


6.     Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện


Do đó cần có kế hoạch truyền thông cụ thể để tận dụng tối đa lợi ích mà truyền thông mang lại .



Dưới đây là một vài lưu ý hữu ích cho bạn.


Bằng  Phương tiện truyền thông đại chúng  (Báo giấy, truyền hình, radio…), Phương tiện công nghệ số (báo điện tử, social media, tin nhắn nhanh, SMS Marketing, Email Marketing…) hoặc hoạt động Activation (ví dụ như sử dụng  xe tải, xe hơi được dán poster kèm theo loa quảng cáo, giới thiệu về địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện.


-Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện phương pháp tổ chức sự kiện: Ai sẽ là người phát tờ rơi, phát ngôn trước báo chí, phương tiện truyền thông,..


-Các thông tin của sự kiện khi công khai cần phải có sự chọn lọc.


– Quyết định người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.


  – Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu.


7. Xây dựng ngân sách


Bạn nên tránh để thiếu  sót các hạng mục bởi có thể thiếu hụt ngân sách thực hiện chương trình, đồng thời bộc lộ sự thiếu chuyên nghiệp và gây ấn tượng xấu trong lòng khách hàng.Mục nào có thể bớt được thì nên giảm thiểu đi.Ngoài ra để tích lũy thêm kinh nghiệm bạn nên đánh giá hiệu quả trước và sau khi thực hiện, điều này giúp ích rất nhiều cho bạn trong các sự kiện tiếp theo.